Många projektledare och chefer är nervösa när dom ska rapportera till styrgruppen men vad dom inte vet är att medlemmarna i styrgruppen ofta är lika nervösa. Dom sitter ofta på nålar eftersom dom inte vet vad som förväntas, är rädda att själva komma i dålig dager eller att några otrevliga överraskningar ska dyka upp. Det gäller därför att skapa ett förtroende mellan den som rapporterar och övriga styrgruppen så alla kan slappna av.
Här är 9 tips hur du kan genomföra lyckade styrgruppsmöten.
- Börja med något positivt och avsluta med något positivt – det ger en bra start och ett bra avslut på mötet.
- Säg till om du behöver hjälp, och säg även till om du inte behöver hjälp – styrgruppen vet då vilka förväntningar som finns.
- Var tydlig – otydlighet leder till osäkerhet och irritation.
- Använd handlingsverb – det förstärker intrycket av handlingskraft.
- Lista inte 15 risker utan åtgärdsplaner – styrgruppen blir orolig med långa risklistor utan åtgärdsplaner. Välj ut dom största riskerna och presentera en tydlig åtgärdsplan för varje risk.
- Prata med auktoritet – det är OK att inte veta något men säg det i så fall med auktoritet.
- Konkretisera progress – visa bilder, prototyper eller demonstrera progressen på annat sätt.
- Kom till skott – medlemmarna i styrgruppen är upptagna och har inte tid att lyssna på långa tidsödande utsvävningar.
- Förvarna innan mötet om du tänker eskalera något i styrgruppen – det ger medlemmarna tid att förbereda sig.
Har du några egna tips för lyckade styrgruppsmöten? Skriv i så fall gärna en kommentar till posten.